Entering Data in Libre office Calc (लिब्रे ऑफिस केलक मे डेटा एंटर करना)Part-2

Entering Data in Libre office Calc (लिब्रे ऑफिस केलक मे डेटा एंटर करना)Part-2

Entering Data in Libre office Calc(लिब्रे ऑफिस केलक मे डाटा एंटर करना):-

                         Worksheet में किसी भी डेटा को Enter करने के लिए प्रायोगिक रूप (practically) से cell में, cell को select करना आवश्यक है। सेल को pointer में सेल में स्थान देकर select  किया जा सकता है। एंटर किया जाने वाला डेटा लेबल मान या फॉर्मूला हो सकता है। 

1) Label:- Label  एक कीबोर्ड का उपयोग करके किसी टेक्स्ट को एंटर करता है। यह अक्षरों संख्याओं और स्पेशल सिम्बल (special characters) के साथ कम्बाइन हो सकता है। 

2) Values:- Values केवल संख्याओं वाले संख्यात्मक डेटा (Numerical Data) को मान कहा जाता है। डिफॉल्ट रूप से मान राइट एलाइन(Right Aligned) होते हैं। values के विभिन्न रूप जैसे पूर्णांक, दशमलव इत्यादी l

3) Formula:- सूत्र(Formula) कोई भी Expression  होता है जो sign of equals ( = ) से शुरु होता है । फॉर्मूले के रूप में माना जाता है । Expression मे ( = ) sign of equals के बाद मानों को सेल एड्रेस और फंक्शन (function) को फोर्मूले के रूप में कहा जाता है। जब किसी worksheet के सेल में फॉर्मूला डाला जाता है तो सेल में इक्वेशन का वैल्यू डिस्प्ले होता है  फॉर्मूला बार मे formula दिखाई देता है । Note:- The value do not display the preceding zero यानी आगे लगाई गई शून्य दिखाई नही देगी । example of formula is :- =sum(10+5) then answer will be 15 । 

Mathmatical operators used in Formulas (फ़ॉर्मलो मे गणितीय चिह्नों का प्रयोग):-

                 स्प्रेडशीट सॉफ्टवेयर में फॉर्मूले का उपयोग करके संख्यात्मक डेटा की गणना करने के लिए सबसे उपयोगी विशेषताएं हैं। जब हम गणना (Calculation) करने के लिए एक कैलकुलेटर का उपयोग करते हैं । तो कैल्कुलेटर जोड़ घटाने, भाग देने, गुणा और बहुत कुछ गणनाएं कर सकता है। Libre  Office calc फॉर्मूला के लिए मानक ऑपरेटरों (Standard operators) का उपयोग करता है, जैसे कि अंकगणितीय ऑपरेशन के लिए प्लस (+). माइनस (-) गुणा (*) भाग देना ( / ) । Note:-  मूल्यांकन का क्रम ब्रैकेट (){}[] का उपयोग करके बदला जा सकता है।

Simple calculations using values and oprators (मान और ऑपरेटरों का उपयोग करके सरल गणना ):-

                   मानों और ऑपरेटरों (Values & oprators) का उपयोग करते हुए लिखे गए कुछ फॉर्मूले दिखाए गए हैं। फॉर्मूले में एक से अधिक गणितीय ऑपरेटर  शामिल किए जा सकते हैं। आइए जानें कि ऑपरेटरों का मूल्यांकन कैसे करें। दिये गए image मे आप formulas का use देख सकते हो ।

Formulas with Cell address and Operators (सेल एड्रेस और ऑपरेटरों के साथ फॉर्मूले ):-

                 सेल एड्रेस(cell address) और ऑपरेटरों (Operators) के साथ फॉर्मूले में enter करने का मुख्य लाभ, एक variable की तरह काम करता है। जब संबंधित सेल के मान बदलते हैं तो फार्मूले द्वारा प्राप्त परिणाम(results) भी उसके अनुशार अपडेट हो जाते हैं। मान लें कि दो सेल A1 और A2 में मान जोड़ें और सेल A3 में जोड़ add  कर लें। यदि हम कर्सर को सेल A3 में रखते हैं और केवल मानों को 5 + 8 के रूप में जोड़ते हैं, तो हमें सेल A3  में सही जोड़ मिलेगा। लेकिन यदि हम सेल A1 से 6 और A2 से 7 में मान बदलते हैं, तो फिर से सेल A3 को जोड़कर = 6 +7 लिखकर प्राप्त करना होगा। लेकिन यदि हम सेल A3 में सामान्य फॉर्मूला = A1 + A2 लिखते हैं। फिर हमें सेल A3 में जोड़ नहीं करना चाहिए। हम सेल A1 और A2 में Values में बदलाव के साथ संबंधित जोड़ (respective addition) प्राप्त करेंगे।

Commonly used basic functions in Calc (आम तौर पर कैल्क में बेसिक फंक्शन का उपयोग):-

                Calc मे कुछ समान्य कार्यो के लिए कुछ functions का प्रयोग किया जाता है जो इस प्रकार है:-

Sum():- इसका प्रयोग sum करने के लिए किया जाता है ।

 Average():- इसका प्रयोग एवरेज निकालने के लिए किया जाता है ।

Max():- इसका प्रयोग बडी संख्या निकालने के लिए किया जाता है ।

Min():- इसका प्रयोग छोटी संख्या निकालने के लिए किया जाता है ।

 Count():- इसका प्रयोग cells की संख्या count करने के लिए किया जाता है ।

If():- इसका प्रयोग कंडीशन के अनुशार सही या गलत देखने के लिए किया जाता है ।

Product():- इसका प्रयोग संख्याओ की गुना करने के लिए किया जाता है ।

Round():- संख्याओ को round फिगर मे करने के लिए इसका प्रयोग किया जाता है ।

example:-

=sum(10,5)  output:- 15

=Average(10,20,30)   output:- 20

=Max(20,50,100)  output:- 100

=Min(20,5,15) output:- 5

=count(10,3,6,7) output:- 4

=if(10=10)  output:- True 

=Product(10,5)  output:- 50

=Round(10.6,0) output :- 11

Formatting the Worksheet (worksheet की formatting करना) :-

                 CELL स्प्रेडशीट में किसी भी प्रकार का डेटा रखता है। Toolbar  या cell formatting window का उपयोग करके सेल डेटा को format  किया जा सकता है। फॉर्मेट सेल डायलॉग बॉक्स का उपयोग करके सेल को फॉर्मेट करना भी संभव है। फॉर्मेट सेल डायलॉग बॉक्स को फॉर्मेट सेल का उपयोग करके format menu से या context menu से सेल को  राइट क्लिक करके ओपन किया जा सकता है। Fotamat -> cells  डायलॉग में विभिन्न ऑप्शन को संक्षेप में समझाया गया है। 

इसके अलावा और भी काफ़ी सारे formatting tools है जो इस प्रकार है:- 

1) Font:- वर्कशीट पर विभिन्न फॉन्ट टाइप एप्लाई करें ।

2) Font Size:- वर्कशीट पर विभिन्न फॉन्ट साइज एप्लाई करें ।

3) Bold:- सिलेक्ट किए गए टेक्स्ट को बोल्ड करें ।

4) Italic:- सिलेक्ट किए गए टेक्स्ट को इटैलिक करें ।

5) Underline:- सिलेक्ट किए गए टेक्स्ट को अंडरलाइन करें ।

6) Left alignment:- टेक्स्ट को बाईं ओर के लिए सेल में अलाइन करें ।

7) Center alignment:- टेक्स्ट को मध्य के लिए सेल में अलाइन करें

8) Right alignment:- टेक्स्ट को दाईं ओर के लिए सेल में अलाइन करें ।

9) Increase Decimal places:- अधिक दशमलव स्थानों को दिखाकर अधिक सटीक मान दिखाएं।

10) Decrease decimal places:- कम सटीक दशमलव स्थान दिखाएं ।

Use  of dialog boxes to  format values (values को फ़ॉरमट करने के लिए Dialog box का प्रयोग करना):- 

                टूलबार में फॉर्मेट सेल डायलॉग बॉक्स सेल या सेल की रेंज को फॉर्मेट करने के बारे में फाइंड करने के लिए उपयोग किया जा सकता है। आप शॉटकट कीज Ctrl+1 प्रेस करके फॉर्मेट सेल डायलॉग बॉक्स( format cell dialog box) को ओपन कर सकते हो ।

Formatting a range of cells with decimal places ( दशमलव स्थानों के साथ सेल की रेंज को फॉर्मेट करना ):-

         विभिन्न संख्याओं के विभाजन के परिणामस्वरूप भागफल में विभिन्न दशमलव स्थान प्राप्त हो सकते हैं। ऐसे मामलों में संख्या को दशमलव स्थानों की निश्चित संख्या में फॉर्मेट करना आवश्यक होता है। दशमलव स्थानों के लिए आवश्यक संख्या में सेल को फॉर्मेट करने के लिए निम्नलिखित चरण हैं:- 

■ Select the range of cells 

■ open the format cells dialog box 

■ Click the Number tab 

■ Select the Number 

■ Change the decimal places as required 

■ Click OK button 

Formatting a range of cells to be seen as lable (लेबल के रूप में देखी जाने वाली cells की रेंज को फॉर्मेट करना):-

                   एक टेलीफोन नंबर में एसटीडी कोड 0 से शुरू होता है। लेकिन एसटीडी कोड के साथ टेलीफोन नंबर दर्ज करने के दौरान टेलीफोन नंबर से गायब पहला अंक शून्य (0) होता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि टेलीफोन नंबर एक संख्यात्मक मान के रूप में संग्रहीत किया जाता है, और संख्यात्मक मान पूर्ववर्ती शून्य नहीं होता है। यदि आप इन संख्यात्मक मानों को टेक्स्ट के रूप में बनाते हैं, तो पूर्ण टेलीफोन नंबर के आगे शून्य के साथ दिखाई देगा। इसलिए ‘टेक्स्ट’ के रूप में टेलीफोन नंबर से युक्त सेल की संपूर्ण रेंज को फॉर्मेट करें। नीचे दिए गए चरणों का पालन करें :- 

■ Select the range of cells 

■ open the format cells dialog box 

■ Click the Numbrr tab 

■ Select Text 

■ Click OK 

■ Enter Numbers 

Formatting a range of cells with Date (Date के साथ cells की range format करना ) 

           Spreadsheet में, Date Format डिफॉल्ट रूप से अमेरिकन फॉर्मेट (month / Day / Year ) में होता है। स्प्रेडशीट एप्लिकेशन में User इस Date को कई अलग-अलग फॉर्मेट मे  बदल सकता है। ऐसा करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:-

■ Select the range of cells 

■ open the Format cells dialog box 

■ Click the Number tab 

■ Select the Date format 

■ click  OK 

Formatting a range of cells with Times (Times के साथ cells की range format करना ) 

           Spreadsheet में, Time Format डिफॉल्ट रूप से फॉर्मेट (hh/mm/ss  AM/PM) में होता है।  स्प्रेडशीट एप्लिकेशन में User इस Time को कई अलग-अलग फॉर्मेट मे  बदल सकता है। ऐसा करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:-

■ Select the range of cells 

■ open the Format cells dialog box 

■ Click the Number tab 

■ Select the Time format 

■ click  OK 

Formatting alignment of a cell range (cell रेंज की alignment फॉर्मेटिग करना):-                          Labels और values को Standard toolbar पर अलाइनमेंट किया जा सकता है । आइकन (left, right, center) का उपयोग करके सेल रेंज के लेफ्ट, सेंटर या राइट की ओर अलाइन किया किया जा सकता है । इसके लिए range select करे । format cells dialog बॉक्स को खोलो ।इसमे alignment टेब पर क्लिक करे ।इसमे Left, right, centre मे जो आप use करना चाहते हो उसे select करो। OK बटन पर क्लिक करे ।

Speeding up Data Entry (डेटा एंट्री में तेजी):-
                           Spreadsheet की सबसे महत्वपूर्ण ability  एक माउस का उपयोग करके एक सेल की सामग्री को दूसरे में drag और drop करना है। Calc मे इनपुट को स्वचालित करने के लिए विशेष रूप से दोहराए जाने वाले कार्य के लिए कई अन्य टूल शामिल हैं। उनमें fill tool,  selection  list और समान डॉक्यूमेंट की multiple sheet में जानकारी इनपुट करने की क्षमता शामिल है।
Using the fill handle( फिल हैंडल का उपयोग करना):-                           Calc मे  fill  handle tool  अगले पूर्वनिर्धारित मान के साथ आपको इसे drag कर अगली सेल को भरने के लिए उपयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए, यदि आप संख्या को 1,2,3 या 2,4,6 के अनुक्रम में फिल करना चाहते हैं या सप्ताह के दिनों को Monday, tuesday, या महीने के नाम के रूप में Jan, Feb, पहले दो value को enter करें, उनको select करें और अगली सेल तक drag and drop करें जब तक कि आप क्रम को जारी रखना नहीं चाहते।

Copying a formula (फॉर्मूला कॉपी करना):-                                                      यदि आप row या column में सेल की संख्या के लिए समान formula apply  करना चाहते हैं, तो आपको प्रत्येक सेल में बार-बार फॉर्मूला एंटर करने की आवश्यकता नहीं है। एक फॉर्मूला copy  किया जा सकता है। यह लंबे और जटिल फॉर्मूलों के मामले में समय और प्रयासों की बचत होती है और errors की संभावना को कम करता है। formula कॉपी करने के लिए सेलो को सिलेक्ट करेंगे । फिर कॉपी कमांड का प्रयोग करेंगे या control +C का प्रयोग करेंगे । उसके बाद जहां पर फार्मूला को पेस्ट करना है उन सेल पर जाकर paste कमांड का प्रयोग करेंगे या शॉर्टकट की control+V press करेंगे । इस प्रकार हम फार्मूले को कॉपी पेस्ट कर सकते हैं ।
Fill handle of a cell (सेल का फिल हैंडल):- सिलेक्ट किए गए सेल या रेंज के निचले दाय कोने में छोटा काला वर्ग( small black square) फिल हैंडल(Fill handle) कहलाता है ।

Referencing (रिफेरेंसिंग):-
                   रिफेरेंसिंग row  या column के साथ एक सेल से अगले सेल में formula या function  को refer करने का तरीका है। ये रिफेरेंसिंग के तीन प्रकार हैं :- 
1) रिलेटिव रिफरेसिंग (Relative referencing)2) मिक्स्ड रिफेरेसिंग (Mixed referencing)3) एबसोल्यूट रिफेरेसिंग(Absolute referencing
1) रिलेटिव रिफेरेसिंग(Relative Referencing):-
            जब आप किसी भी row या column में किसी भी फॉर्मूले को किसी भी दिशा में drag कर सकते हैं, तो फॉर्मूला रिलेटिव रिफेरेंस के साथ नए सेल में कॉपी हो जाता है। लगभग सभी स्प्रेडशीट एप्लिकेशन डिफॉल्ट रूप से रिलेटिव रिफरेंसिंग(Relative referencing) का उपयोग करती हैं ।              जब हम column में फॉर्मूला downwards drag करें, तो सेल एड्रेस की row संख्या एक हो जाती है उसी तरह जब आप फॉर्मूले को लेफ्ट से राइट कॉलम तक क्षैतिज रूप से ड्रैग करें तो अगले column लैटर पर सेल एड्रेस का कॉलम नाम जोड़ा जाता है।  लगाये गये formulas को देखने के लिए आप View menu मे Show formula option पर क्लिक करे । 

2) मिक्स्ड रिफेरेसिंग (Mixed referencing):-

                  Mixed referencing जैसा कि हमने देखा है, जब हम फॉर्मूले को ड्रैग करते हैं, तो row की संख्या या column का नाम relative reference में बदल जाते हैं। calc  में Mixed referencing एक प्रकार का cell reference है जो अन्य दो absolute and relative से अलग है, mixed cell reference में हम केवल सेल के कॉलम या सेल की row को संदर्भित करते हैं । उदाहरण के लिए सेल A1 में यदि हम चाहते हैं केवल एक कॉलम का reference लें Mixed referencing $A1 होगा, ऐसा करने के लिए हमें सेल पर F4 को दो बार दबाना होगा।

3) एबसोल्यूट रिफेरेसिंग(Absolute referencing):-

                        एबसोल्यूट रेफरेंसिंग में $ सिम्बल का कॉलम नाम के साथ-साथ रो नंबर से पहले उपयोग किया जाता है। Absolute referencing वह cell reference है जिसमें column name और row number से पहले डॉलर ($) चिह्न जोड़कर row और column को स्थिर बनाया जाता है। जब आप formulas को एक सेल से दूसरे सेल में कॉपी करते हैं तो Absolute referencing नहीं बदलता है। उदाहरण के लिए $C$12, $D$5 आदि। 

Creating of chart Using Spreadsheet (स्प्रेडशीट का प्रयोग करके चार्ट बनाना):-

                 जब Data को संख्याओं के रूप में दर्शाया जाता है, तो इन्हें समझना, तुलना, विश्लेषण या प्रस्तुत करना आसान नहीं होता है। लेकिन जब डेटा को चार्ट के रूप में प्रस्तुत किया जाता है तो वे communication करने के लिए एक प्रभावी उपकरण(tool) बन जाते हैं।  लिब्रे ऑफिस calc में जो डाटा सारणी के रूप इंटर किया जाता हैं उसे हम चार्ट के रूप में प्रदर्शित कर सकते हैं चार्ट के रूप में डाटा प्रभावशाली, रोचक और समझने में आसान हो जाता हैं इससे डाटा का विश्लेषण करना और तुलना करना आसान हो जाता हैं |इस काम के लिए विभिन्न प्रकार के चार्ट प्रयोग किए जाते हैं जो नीचे दिए गए हैं:-

Types of Chart (चार्ट के प्रकार):-

Bar Chart, Line Chart, Pie Chart, XY Scatter Chart, Area Chart, Doughnut Chart, Radar Chart, Column Chart

1) Bar Chart(बार चार्ट): -bar chart के अंदर वस्तूओ की किसी निश्चित समय में तुलना दिखाई जाती है। bar Chart, column Chart की तरह होता है। इसमे Horizontal axis के द्वारा Numeric Value Bar Chart में शामिल की जाती है। Bar Chart को हम Row Chart भी बोलते है। 

2) Column Chart(कालम चार्ट): -column Chart, Bar graph की तरह होता है। जिसमे Data को column के द्वारा दिखाया जाता है। इसके अंदर समय के हिसाब से items में जो बदलाव आता है। उसको दर्शाया जाता है। 

3) Line Chart(लाईन चार्ट): – इस chart से समय की अवधि और Data में हुए परिवर्तनों के संबंध से पता चलता है। इसमे Y Axis Numeric Valve को और X-Axis समय या कोई और कैटगरी को दिखाता है। Line Chart के द्वारा Data को graph के अंदर line के द्वारा दिखाया जाता है।

4) Pie Chart (पाई चार्ट):- Pie Chart केवल एक Series के Data को दिखाता है। pie Chart के एक circle के अंदर जितना भी Data है। सभी के अंदर सम्बन्ध दिखाता है ।

5) XY Scatter Chart(XYस्कैटर चार्ट):- Data values के बीच मे संबंध को दिखाने के लिए ही हम Scatter chart का उपयोग करते हैं ।

6) Area Chart (एरिया चार्ट) :-एक क्षेत्र चार्ट या क्षेत्र ग्राफ रेखांकन मात्रात्मक डेटा प्रदर्शित करता है। यह लाइन चार्ट पर आधारित है। धुरी और रेखा के बीच का क्षेत्र आमतौर पर रंग, बनावट और हैचिंग के साथ जोर दिया जाता है। आमतौर पर एक क्षेत्र चार्ट के साथ दो या अधिक मात्रा की तुलना करता है।

7) Doughnut Chart (डोनट चार्ट) :- एक पाई चार्ट की तरह कुल मूल्य में प्रत्येक मूल्य के योगदान को प्रदर्शित करता है लेकिन इसमें कई श्रृंखलाएं सम्मिलित होती है।

8) Radar Chart(राडर चार्ट ):- कई वैरिएबल के आधार पर अलग-अलग विकल्पों का मूल्यांकन करने के लिए रडार चार्ट का इस्तेमाल करें. रडार चार्ट दो-आयाम वाले ग्राफ़ में एक या ज़्यादा वैरिएबल दिखाते हैं, जिनमें हर वैरिएबल के लिए एक लाइन होती है ।