Introduction to Electronic Spreadsheet-Libre office Calc (इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट-Libre office Calc का परिचय) Part-1

Introduction to Electronic Spreadsheet-Libte office Calc (इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट-Libre office Calc का परिचय)

Introduction to Electronic Spreadsheet-Libre office Calc (इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट-लिब्रे ऑफिस केलक का परिचय):-

एक इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट या ‘स्प्रेडशीट’ accountant की पारंपरिक पेपर स्प्रेडशीट (Spreadsheet) का एक electronic version है, जो संख्यात्मक डेटा को द्वि-आयामी (2-D) तालिकाओं में store करता है जो इन डेटा पर किए गए गणना के परिणाम को display करते हैं।

यह एक open source software programe है जिसको जनवरी 2011 मे जारी किया गया था । एक जर्मन छात्र मार्को बॉरीज़ ने अपनी हाई स्कूल फाइनल थीसिस लिखने के लिए मालिकाना सॉफ्टवेयर के रूप में लिब्रे ऑफिस को विकसित किया था। उन्होंने सॉफ्टवेयर विकसित करने के लिए स्टार डिवीजन (Star Division) नामक एक कंपनी बनाई।

                 स्प्रेडशीट एक कंप्यूटर अनुप्रयोग (computer application) है जो कार्यपत्रक का हिसाब करने वाले एक कागज़ की copy है। यह कई cells को प्रदर्शित करता है जो एकसाथ मिलकर एक जाल बनाते हैं जिनमें row और column शामिल होते हैं, प्रत्येक cell में अल्फ़ान्यूमेरिक पाठ, संख्यात्मक मूल्य, या सूत्र (alphanumeric text, numeric values, or formulas) शामिल होते हैं।

स्प्रेडशीट डेटा विश्लेषण (data analysis) और गणना करने के लिए कंप्यूटर स्क्रीन पर row और column की एक लंबी शीट है। दूसरे शब्दों में, एक स्प्रेडशीट एक ग्रिड (grid) है जो अंतःक्रियात्मक रूप से row और column में डेटा को प्रबंधित और व्यवस्थित करता है। इसे इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट(electronic spreadsheet) भी कहा जाता है। इसका उपयोग वित्तीय और लेखा दस्तावेजों के प्रबंधन, डेटा रिपोर्ट बनाने, चालान बनाने, वैज्ञानिक और सांख्यिकीय अनुसंधानों से डेटा विश्लेषण और डेटा पर कई प्रकार की गणना करने के लिए किया जाता है (It is used for managing financial and accounting documents, generating data reports, generating invoices, data analysis from scientific and statistical research, and performing a variety of calculations on data ) ।

यूजर डेटा को एक स्प्रेडशीट में enter कर सकता है, निर्णय लेने के लिए डेटा को फॉर्मेट, गणना और विश्लेषण (data format, calculation, and analysis) कर सकता है। यूजर के डेटा के अलावा, स्प्रेडशीट पैकेज सामान्य गणितीय mathematical, वित्तीय financial, सांख्यिकीय statistical और logical operations के लिए बहुत अच्छे तरीके से इसमे दिये गये formula के साथ कार्य कर सकते हैं। स्प्रेडशीट पैकेज डेटा विश्लेषण(data analysis) और लेखांकन अनुप्रयोगों accounting applications) के लिए व्यापक रूप से उपयोग किए जाते हैं। इन क्षमताओं के कारण स्प्रेडशीट पैकेज संरचित डेटा(structured data) तैयार करने और इसकी प्रोसेसिंग के लिए एक सार्वभौमिक कार्यक्रम (universal programme) के रूप में उपयोग किया जाता है।

जैसे-जैसे स्प्रेडशीट बड़ी होती गई, उनका प्रबंधन करना मुश्किल हो गया। स्प्रेडशीट के बढ़ते आकार को संभालने के लिए workbook की अवधारणा(concept) की पहचान की गई थी। Libre office calc का उपयोग निम्नलिखित गतिविधियों को सही और कुशलता से करने के लिए किया जाता है:-

■ डेटा का सारणीकरण (Tabulation of data) ।

■ सरल गणितीय गणना(simple math calculations) ।

■ सूत्र और कार्यों का उपयोग करते हुए जटिल गणना(Complex calculations using formulas and functions) ।

■ आरोही और अवरोही क्रम ascending and descending (छंटनी) में डेटा की व्यवस्था करना (Data in ascending and descending order (sorting) ।

■ आवश्यक डेटा को फिल्टर करना (Filtering the required data) ।

■ डेटा की वैधता की जाँच करें (Check data validity) ।

■ पासवर्ड का उपयोग करके डेटा की सुरक्षा (Protect data using password) ।

■ भविष्य के उपयोग के लिए बचत (saving for future use) ।

Widely used Spreadsheet applications(व्यापक रूप से प्रयुक्त स्प्रेडशीट अनुप्रयोग):-

■ Microsoft Excel

■ Libre Office Calc

■ Open office Calc

■ Apple Inc Numbers

■ Google Sheet

■ Apache open Office

■ Airtable

■ Zoho Sheet

■ Smart Sheet

■ Handsontable

■ Sheetgo

■ Quip

■ EtherCalc

Getting Started with LibreOffice Calc or Calculator(लिबरे ऑफिस calc या कैल्कुलेटर के साथ शुरुआत करना):-

विभिन्न सॉफ्टवेयर कॉर्पोरेशन द्वारा विभिन्न प्रकार के स्प्रेडशीट एप्लीकेशन विकसित किए गए हैं। लिबरे ऑफिस कैल्कुलेटर या Calc, लिबरे ऑफिस सूट(Libre Office Suite) का एक स्प्रेडशीट एप्लीकेशन है। इसमे बनाई गई File की Extension .ods होती है । जिसका अर्थ है open documents spreadsheet । जबकि MS Excel मे बनाई गयी फ़ाईल की extension .xlsx होती है । दोनो प्रोग्राम का काम एक जैसा ही है । लिब्रे ऑफिस केलक फ़्री का सोफ्ट्वेयर है जबकि Ms Excel paid सॉफ्टवेयर है ।

Starting LibreOffice Calculator (लिबरे ऑफिस कैल्कुलेटर शुरू करना):-

ऑपरेटिंग सिस्टम लिनक्स उबंटू (Operating System Linux Ubantu) को इंस्टॉल करते समय, लिबरे ऑफिस (Writer, calculator or Calc, Impress etc) के प्रत्येक घटक के लिए icon के साथ-साथ लिबरे ऑफिस अपने आप यानी डिफॉल्ट रूप से install हो जाता है। इन आइकनों को फिर लॉन्चर पर रखा जाता है। विंडोज में आपको इसकी आधिकारिक वेबसाइट से लिबरे ऑफिस (Libre Office) डाउनलोड करने और इसे अपने कंप्यूटर पर install करने की आवश्यकता है ।

Libre office Calc को start करने के लिए निम्न steps को follow करे:-

■ विंडोज में स्टार्ट मेनू(Start Menu) पर या Desktop पर लिबरे ऑफिस का शॉर्टकट यानी Icon फाइंड करें। लिबरे ऑफिस ओपन करने के लिए शॉर्टकट पर डबल क्लिक करें। या फिर विंडो मेनू (window Menu) पर क्लिक करें, लिबरे ऑफिस एप्लिकेशन सिलेक्ट करें, फिर लिबरे ऑफिस calc या कैल्कुलेटर पर क्लिक करें। कैल्कुलेटर या Calc स्प्रेडशीट विंडो ओपन होगी।

Start menu–> Program–> Libre Office–> Libre Office Calc–> click on Libre office calc

Start Libre office calc in Linux Ubantu(लिनक्स में लिबरे ऑफिस कैल्कुलेटर स्टार्ट करना):-Ubantu Linux मे libre office को शुरु करने के लिए एप्लिकेशन लॉन्चर पर कैल्कुलेटर आइकन को खोजो और उस पर click करे । या Show application पर click करके भी आप इसको खोज सकते हैं ।

Starting the LibreOffice Calc or Calculator Software From the Command Line(कमांड लाइन से लिब्रे ऑफिस Calc or Calculator सॉफ्टवेयर शुरू करना):-

                Windows के अंतर्गत, Windows प्रारंभ मेनू से Run select करे, या  UNIX® आधारित प्लेटफ़ॉर्म के अंतर्गत एक Shell खोलें। 

Windows के तहत, ओपन टेक्स्ट फील्ड में निम्न टेक्स्ट टाइप करें और ओके पर क्लिक करें। C:\Program Files\Office\calc या ~/calc

UNIX आधारित सिस्टम के अंतर्गत, टेक्स्ट की निम्न lines टाइप करें, फिर रिटर्न या  Enter key दबाएं:- C:\Program Files\Office\calc या ~/calc 

Parts of Libre Office Calc (लिब्रे ऑफिस केल्क के भाग):-

1) Title Bar (टाईटल बार) ।

2) Menu Bar (मेन्यू बार) ।

3) Standard Toolbar ( स्टैंडर्ड टूलबार) ।

4) Format Toolbar (फ़ॉरमट टूलबार) ।

5) Formula Bar ( फॉर्मूला बार) ।

6) Worksheet (वर्कशीट) ।

7) Row and Column (रो और कॉलम) ।

8) Cell and Cell Address (सेल एंड सेल एड्रेस):-

9) Horizontal and Vertical Scroll Bar (क्षेतीज और लम्भवत स्क्रोल बार) ।

10) Status Bar (स्टेटस बार) ।

1) Title Bar (टाइटल बार):- शीर्ष पर स्थित शीर्षक बार है जिसमे current worksheet का नाम दिखाई देता है। जब नई स्प्रेडशीट बनाई जाती है तो उसका नाम  Untitled-1 होता है । जहा पहली बनाई गई स्प्रेडशीट का नाम अनटाइटल 1, दूसरे का शीर्षक अनटाइटल 2 और इसी तरह लिया जाता है। इसमे आपको उस प्रोग्राम का नाम भी दिखेगा जिसमे आप काम कर रहे हो ।

2) Menu Bar(मेनू बार):- यह टाइटल बार के ठीक नीचे स्थित होता है। इसमें विभिन्न कार्यों के लिए command के साथ menu शामिल हैं। प्रत्येक menu item में एक submenu होता है जिसे pull-down menu कहा जाता है। विभिन्न मेनू आइटम संक्षेप में नीचे दिए गए हैं।

■ File menu ( फाइल मेन्यू):- इसमे संपूर्ण डॉक्यूमेंट पर apply होने वाली कमांड शामिल हैं जैसे:- Open, Save, wizards, export as PDF, Print, Digital Signature और इसी तरह की अन्य ।

■ Edit Menu (एडिट मेन्यू ):- इसमे एडिट करने के कमांड में शामिल हैं जैसे:- Undo, Cut, Copy, paste, Select, Find and Replace और इसी तरह अन्य।

■ View Menu (व्यू मेन्यू):- यूजर इंटरफेस को संशोधित करने के लिए कमांड शामिल हैं टूलबार, कॉलम एंड रो, हेडर फुल स्क्रीन, जूम और इसी तरह । 

■ Insert Menu (इंसर्ट मेन्यू):-  एक स्प्रेडशीट में तत्वों को इंसर्ट करने के लिए कमांड शामिल हैं- Image, Media, Chart, Object, Shapes, Header and footer इत्यादी।

■ Format Menu (फॉर्मेट मेन्यू):- इसमे एक स्प्रेडशीट के layout को modify करने के लिए command शामिल हैं जैसे:- Cells, Rows, columns, Page, Styles, and formatting alignment  और इसी तरह ।

■ Style Menu (स्टाइल मेन्यू):-  स्टाइल का प्रबंधन करना । 

■ Sheet (शीट ):- इसमें insert and delete row और columns, insert sheet, Rename sheet, Fill cell आदि के लिए कमांड शामिल हैं।

■ Data Menu(डेटा मेन्यू):- इसमे डेटा में हेरफेर करने के लिए कमांड शामिल हैं जैसे:- Define range, sort, Validation और इसी तरह अन्य।

■ Tools Menu (टूल मेन्यू ):- इसमेस्प्रेडशीट को चेक एंड कस्टमाइज करने के लिए विभिन्न फंक्शन हैं जैसे :- Spelling, Language, Galary, Macros और इसी तरह अन्य। 

■ Window Menu (विंडो मेन्यू):- इसमे window display करने के लिए कमांड शामिल हैं जैसे :-New Window, Split और इसी तरह अन्य। 

■ Help Menu (हेल्प मेन्यू):- इसमें सॉफ्टवेयर और अन्य विविध फंक्शन में शामिल हेल्प सिस्टम के लिंक शामिल हैं जैसे:- Help, Licence Information, Check for update और इसी तरह अन्य।

3) Standard Toolbar( स्टैंडर्ड टूलबार):-                      स्टैंडर्ड टूल बार अधिकांश सामान्य ऑपरेशन के लिए आइकन दिखाता है, जैसे कि Editing, Arranging, Filtering आदि, जो स्प्रेडशीट पर काम करते समय उपयोग किए जाते हैं।

4) Format Toolbar(फ़ॉरमट टूलबार):-  फॉर्मेटिंग टूलबार में फॉर्मेटिंग डेटाशीट से संबंधित सबसे सामान्य ऑपरेशन है। इसमें फॉन्ट सिलेक्शन के लिए बटन, टेक्स्ट का साइज एलाइनमेंट सेल वैल्यू फॉर्मेटिंग और इंडेंटेशन आदि शामिल है ।

5) Formula Bar ( फॉर्मूला बार):- 

यह सेल में फॉर्मूले को एंटर और एडिट करने की सुविधा देता है। फॉर्मूला बार में निम्नलिखित शामिल हैं:-

■ नेम बॉक्स:- यह सेल संदर्भ (Cell Reference) को दर्शाता है, उदाहरण के लिए A1.

■ फंक्शन विज़ार्ड:- इसमे उपलब्ध फंक्शन की सूची से फंक्शन सर्च कर सकते हैं ।

■ Sum:- इसमे सिलेक्ट किए गए सेल के ऊपर के सेल में कुल संख्याओं के लिए उपयोग किया जाता है। योग को सिलेक्ट किए गए सेल में रखा गया है।

■ फंक्शन:- फंक्शन आइकन पर क्लिक करने से सिलेक्ट किए गए सेल में एक समान (=) साइन इंसर्ट होता है और इनपुट लाइन फॉर्मूला एंटर करने की अनुमति देता है।

■ इनपुट लाइन:- सिलेक्ट किए गए सेल (Data, Formula, या Function) की सामग्री को डिस्प्ले करता है और सेल सामग्री को एडिट करने की अनुमति देता है। इनपुट लाइन एरिया के अंदर एडिट करने के लिए एरिया में क्लिक करें, फिर change टाइप करें। वर्तमान सेल के भीतर एडिट करने के लिए, सेल में सिर्फ डबल-क्लिक करें।

6) Worksheet (वर्कशीट):-  Calculator या calc में worksheet को spreadsheet भी कहा जाता है। स्प्रेडशीट में कई शीट हो सकती हैं। प्रत्येक शीट में कई अलग अलग cell, row और column में व्यवस्थित हो सकती हैं। शीट टैब sheet-1, sheet-2. Sheet- 3…. के रूप में अपना डिफॉल्ट नाम दिखाती है ।

Worksheet

7) Row and Column (रो और कॉलम):-                         Sheetको vertical columns और  Horizontal row में विभाजित किया गया है। प्रत्येक शीट में अधिकतम 1,048,576 row और 1024 columns हो सकते हैं। रो को 1,2,3,4 के रूप में गिना जाता है और कॉलम को A B C D E F, AA AB AC AD, BA BB BC  के रूप में गिना जाता है।  

8) Cell and Cell Address (सेल एंड सेल एड्रेस):-  किसी रो एंड कॉलम के intersection को सेल कहा जाता है। यह एक स्प्रेडशीट का बेसिक एलीमेंट है। यह डेटा, जैसे कि text, Number, Formula और इसी तरह रखता है। एक सेल एड्रेस को उसके कॉलम (अक्षर) और रो नंबर द्वारा दर्शाया जाता है। उदाहरण के लिए, E4 G9, H79 सेल एड्रेस का मान्य उदाहरण हैं।

■ Active Cell:- एक स्प्रेडशीट में, सेल वह स्थान है जहां हम डेटा एंटर करते हैं। सेल में किसी भी डेटा को एंटर करने से पहले उस पर कर्सर रखकर पहले इसे सिलेक्ट करना होगा। जब हम माउस कर्सर को सेल पर रखते हैं, तो वह सिलेक्ट हो जाता है और यूजर से डेटा लेने के लिए तैयार होता है। इस सिलेक्ट किए गए या एक्टिव किए गए सेल को एक्टिव सेल कहा जाता है। active cell का पता नेम बॉक्स में दिखाई देता है। 

■ Active cell in a worksheet:- सेल में डेटा एंटर करने के लिए, इसे पहले सिलेक्ट किया जाना चाहिए। एक वर्कशीट में एक्टिव सेल को कीज या कीज के कोम्बिनेशन द्वारा मूव और सिलेक्ट किया जा सकता है।

■ Cell in range:- एक वर्कशीट में सेल जोड़ने का एक ब्लॉक जिसे हाइलाइट किया जाता है या सिलेक्ट किया जाता है उसे सेल की रेंज कहा जाता है। 

Column Range:- कॉलम में फैली सेल की संख्या है। एक क्रम में सिंगल कॉलम लैटर और कई रो संख्या द्वारा सेल एड्रेस का प्रतिनिधित्व किया जाता है। जैसे A1 से A 10 तक column range कहेंगे ।

Row Range:-Row में फैली सेल की संख्या है। जिसे row range कहा जाता है । जैसे A1 से D1  ।

Row and column range:-इसमे row और column की range को शामिल किया जाता है । जैसे:- A1 से C10 तक ।

9) Horizontal and Vertical Scroll Bar (क्षेतीज और लम्भवत स्क्रोल बार) :- इनका प्रयोग spreadsheet को उपर नीचे दाए बाए सरकाने के लिए किया जाता है ।

10) Status Bar (स्टेटस बार):- यह सबसे नीचे एक बार है जिसे status बार कहा जाता है ।